Rahmenbedingungen für Einführung und Betrieb der E-Rechnung

Die moderne digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen erfährt ab 2025 in Deutschland einen tiefgreifenden Wandel durch die gesetzliche Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Hier sind die wichtigsten Aspekte und Technologien, die Unternehmen kennen und nutzen sollten: 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern enthält strukturierte maschinenlesbare Daten (z. B. XML), die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Zulässige Formate sind etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen.

Pflicht und Fristen

• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis Ende 2026: Papierrechnungen sind noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 2027: Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit >800.000 € Umsatz.
• Ab 2028: E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
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LEGANTA® E-Rechnung: Digitale Verarbeitung – So funktioniert’s 

Moderne Systeme wie LEGANTA® ermöglichen eine vollautomatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen:

1. Empfang: Rechnungen werden über E-Mail, Peppol-Netzwerk oder andere digitale Kanäle empfangen.
2. Erkennung & Validierung: Systeme erkennen das Format (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) und prüfen die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
3. Workflow: Automatisierte Freigabeprozesse mit Eskalationsstufen bei Fehlern oder Unklarheiten.
4. Buchung & Archivierung: Integration in ERP-Systeme (z. B. SAP, Odoo) zur automatischen Verbuchung und revisionssicheren Archivierung.

Vorteile

• Kostenersparnis durch Wegfall von Papier, Druck und manueller Bearbeitung.
• Fehlerreduktion durch strukturierte Daten und automatische Validierung.
• Compliance & Sicherheit durch digitale Signaturen und verschlüsselte Übertragung.
• Nachhaltigkeit durch geringeren Ressourcenverbrauch.

Empfehlungen für Unternehmen

• Status-Quo-Analyse: Welche Formate und Prozesse sind bereits im Einsatz?
• Stammdatenpflege: Ohne korrekte Daten keine korrekte E-Rechnung.
• Schulung & Change Management: Mitarbeiter müssen mit neuen Tools und Prozessen vertraut sein.
• Technologiepartner sorgfältig wählen: Sicherheit und Interoperabilität sind entscheidend.

LEGANTA® E-Rechnung: Leistungsbezogene automatische Rechnungsprüfung

LEGANTA® bietet eine Lösung, die automatische Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen ermöglicht – allerdings nicht als isoliertes Rechnungsprüfungs-Tool, sondern als Teil eines umfassenden, vertragsgesteuerten Ansatzes.

Hier sind die wichtigsten Punkte:

🔄 LEGANTA® Contract Intelligence als Prozessmotor

LEGANTA® interpretiert Verträge nicht nur semantisch, sondern macht sie ausführbar. Das bedeutet:

• Vertragsdaten definieren die erwarteten Leistungen und Zahlungsbedingungen.
• Eingangsrechnungen werden automatisch mit den vertraglich vereinbarten Parametern abgeglichen – z. B. Mengen, Preise, Leistungszeitraum.
• Abweichungen werden erkannt und markiert, bevor eine Buchung erfolgt.

📊 Automatisierte Buchung in ERP-Systeme

LEGANTA® bietet eine nahtlose ERP-Integration, insbesondere mit SAP, und ermöglicht:

• Tausende automatisierte Buchungen täglich, basierend auf vertraglich definierten Obligos.
• Kontierung nach Sachkonto, Kostenstelle, Kostenart und Kostenträger – gesteuert durch die Vertragslogik.
• Audit-Trail und Compliance sind integraler Bestandteil der Lösung.

🧠 Was LEGANTA® besonders macht

• Tool follows Contract: Die Struktur der Buchung ergibt sich aus dem Vertrag, nicht aus einem starren Workflow.
• Digitaler Zwilling: Verträge werden zu steuerbaren Objekten, die automatisch auf Eingangsrechnungen reagieren.
• Business Intelligence: Rechnungsdaten fließen in Forecasts, Risikobewertungen und Governance-Reports ein.

LEGANTA® E-Rechnung ist einzigartig 

LEGANTA® bietet gegenüber klassischen Lösungen zur Eingangsrechnungsverarbeitung mehrere strategische und technologische Vorteile, die sich aus seinem vertragsgesteuerten Architekturprinzip ergeben.

Hier sind die wichtigsten Differenzierungsmerkmale:

🧠 1. Vertragsbasierte Automatisierung statt Dokumentenverarbeitung

• Andere Lösungen: Arbeiten dokumentenzentriert mit OCR, KI und Workflows zur Prüfung und Buchung.
• LEGANTA®: Nutzt den Vertrag als steuernde Instanz – Rechnungen werden nicht nur erkannt, sondern gegen die vertraglich definierten Erwartungen geprüft (Mengen, Preise, Zeiträume, Zahlungsbedingungen).

➡️ Vorteil: Höhere Genauigkeit, weniger manuelle Eingriffe, bessere Compliance.

🔄 2. Tool follows Contract statt Workflow follows Document

• LEGANTA® wandelt Verträge in ausführbare Objekte um. Daraus ergibt sich:
• Automatische Prüfung von Rechnungen auf Übereinstimmung mit Vertragsdaten.
• Automatische Buchung in ERP-Systeme mit vollständiger Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger).
• Automatische Ableitung von Obligos, Rückstellungen und Forecasts.

➡️ Vorteil: Medienbruchfreie Verarbeitung vom Vertrag bis zur Buchung – ohne manuelle Zuordnung oder Interpretation.

📊 3. Corporate Intelligence statt isolierter Rechnungsprüfung

• LEGANTA® integriert Rechnungsdaten in ein unternehmensweites Datenmodell, das:
• Risiken erkennt (z. B. Preisabweichungen, verspätete Leistungen).
• Governance unterstützt (z. B. ESG-Kriterien, Zahlungsziele).
• Business Intelligence ermöglicht (z. B. Liquiditätsplanung, Vertragsperformance).

➡️ Vorteil: Rechnungsverarbeitung wird Teil der strategischen Steuerung des Unternehmens.

🔐 4. Audit-Trail und Revisionssicherheit by Design

• Jede Prüfung, Buchung und Freigabe ist verknüpft mit dem zugrundeliegenden Vertrag.
• LEGANTA® erzeugt einen vollständigen Audit-Trail, der auch regulatorischen Anforderungen (z. B. GoBD, E-Rechnungspflicht) entspricht.

➡️ Vorteil: Revisionssicherheit und Transparenz ohne Zusatzaufwand.

🧩 5. Modularität und Erweiterbarkeit

• LEGANTA® ist projektbasiert anpassbar und medienbruchfrei erweiterbar – z. B. um:
• ESG-Reporting
• IFRS 16 Sale-and-Leaseback
• Vertragsbasierte Rückstellungen
• ➡️ Vorteil: Skalierbarkeit und Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensprozesse.

LEGANTA® E-Rechnung: 100% Automatik und auditierbar

✅ Automatische Prüfung der Rechnungspositionen

• Formale Prüfung: KI-gestützte Systeme prüfen automatisch, ob alle Pflichtangaben gemäß §14 UStG vorhanden sind (z. B. Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitraum).
• Sachliche Prüfung: Die Software gleicht Rechnungspositionen mit Bestellungen und Lieferscheinen ab – Mengen, Preise und Artikelbezeichnungen werden automatisch validiert.
• Diskrepanzerkennung: Abweichungen (z. B. Preisabweichungen >2 %) werden sofort erkannt und zur Klärung markiert.

📊 Automatische Kontierung und Buchung

• Vorkontierung durch KI: Systeme wie Klippa SpendControl oder d.velop analysieren Rechnungsinhalte und schlagen automatisch Buchungssätze vor – inklusive Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger.
• Lernende Algorithmen: Die KI lernt aus bisherigen Buchungen und verbessert kontinuierlich die Vorschläge für zukünftige Rechnungen.
• ERP-Integration: Die Buchungssätze werden direkt an ERP-Systeme wie DATEV, SAP oder andere übergeben – inklusive Belegbild, Freigabestatus und Metadaten.

🔄 Workflow & Freigabe

• Rollenbasierte Freigabeprozesse: Rechnungen durchlaufen automatisierte Freigabeschritte, die individuell konfigurierbar sind.
• Audit-Trail: Alle Prüfungen und Freigaben sind nachvollziehbar dokumentiert.
• Skonto-Optimierung: Schnellere Verarbeitung ermöglicht die Nutzung von Skonti und vermeidet Mahngebühren.

🧠 Technologien im Einsatz

• OCR & NLP: Optische Zeichenerkennung und natürliche Sprachverarbeitung zur Datenextraktion.
• Machine Learning: Für Mustererkennung und kontinuierliche Verbesserung der Kontierung.
• Cloud-Integration: Standortübergreifende Zusammenarbeit und skalierbare Verarbeitung großer Belegmengen .